ChatGPT para la productividad y la optimización

• No expertos: Emprendedores, jefes de equipo y directivos de cualquier tipo, profesionales de RR. HH., equipos creativos. Los equipos de ventas y los profesionales de BI pueden quedarse sin puesto de trabajo si utilizan ChatGPT para organizarse y estructurar su trabajo sin
• Expertos que pueden beneficiarse de ello: Gestores de proyectos, propietarios de productos, especialistas en operaciones, asistentes ejecutivos, secretarios y consultores de productividad

Qué es

ChatGPT es la herramienta de inteligencia artificial más popular, desarrollada por OpenAI. Utiliza el procesamiento del lenguaje natural para comprender y generar respuestas similares a las humanas.

En lo que respecta a la optimización, la productividad y las habilidades de gestión, los no expertos pueden convertirse en «sin posición» utilizándolo para establecer plazos, automatizar tareas repetitivas, diseñar plantillas para procesos, redactar borradores de correos electrónicos, generar informes diarios, gestionar resúmenes de reuniones y listas de tareas pendientes, o ayudar a priorizar tareas.

Al integrarse con otras herramientas y plataformas, ChatGPT aumenta la eficiencia, reduce la carga cognitiva y favorece una mejor toma de decisiones, tanto en contextos individuales como en equipo.

Usos y características de ChatGPT para tareas de optimización, productividad y gestión

• Asistencia ejecutiva: actúa como un secretario redactando informes diarios, resumiendo notas de reuniones y correos electrónicos, generando seguimientos y organizando la lista de tareas pendientes para el día siguiente.
• Organización personal y gestión del tiempo: al ayudar a los usuarios a procesar la sobrecarga de información diaria, también puede ayudarles a elaborar tareas viables y priorizadas. Con las indicaciones adecuadas, ChatGPT ayuda a los profesionales a planificar sus semanas, estructurar sus rutinas diarias, etc.
• Redacción de correos electrónicos y comunicaciones: puede escribir, reutilizar o reorganizar correos electrónicos para clientes, compañeros de trabajo o partes interesadas, adaptando su tono y nivel de formalidad. 
• Estructuración del flujo de trabajo y apoyo a la gestión: ayuda a crear planes de proyectos, marcos, calendarios y flujos de trabajo, así como a establecer el mejor método de gestión para su tipo de proyecto, como la matriz de Eisenhower, Kanban, etc. También ayuda a distribuir el trabajo que hay que realizar entre el equipo disponible e identificar cuándo se necesitan nuevas contrataciones.
• Documentación y creación de procesos: Los profesionales de operaciones, recursos humanos y finanzas pueden utilizar ChatGPT para crear plantillas de procedimientos operativos estándar (SOP), descripciones de puestos, kits y procesos de incorporación, formularios de evaluación del rendimiento y directrices de políticas internas.
• Ayuda a la comunicación interfuncional: Para los profesionales que trabajan en varios departamentos o equipos remotos, ChatGPT ayuda a reformular conceptos técnicos para un público no técnico y adapta el contenido a las partes interesadas con diferentes intereses. Funciona como un traductor entre silos.
• Asistencia en la planificación estratégica y la toma de decisiones: Los líderes empresariales y la alta dirección pueden utilizar ChatGPT para redactar y revisar planes estratégicos, propuestas de valor, casos de negocio, marcos de gestión del cambio, analizar los resultados acumulados del año, trimestrales o anuales, redefinir los OKR, entre otros. Aunque no sustituye al pensamiento estratégico, puede acelerar la estructuración de ideas y mejorar la claridad de la documentación. 

ChatGPT aumenta la productividad de una amplia gama de usuarios, pero, como cualquier asistente, requiere instrucciones y contexto claros. Tenga en cuenta la estructura básica de la indicación que se muestra a continuación, que puede y debe variar según las necesidades del usuario, y que proporciona la mayoría de las instrucciones que ChatGPT necesita para comenzar a interactuar con usted.

Pruebe esta indicación para...

... crear una estructura de planificación semanal.

Prueba la indicación siguiente para comprobar las capacidades de productividad de ChatGPT. Ajusta la información resaltada para que se adapte a tus intereses.

«Persona: Como gestor de proyectos
Tarea: Crear una estructura de planificación semanal
Objetivo: Diseñado para un equipo de producto remoto repartido en varias zonas horarias
Contexto: El equipo trabaja de forma asíncrona y tiene dificultades con la visibilidad y el seguimiento de las tareas. 
Objetivo: El objetivo es mejorar la coordinación sin aumentar la carga de reuniones.
Resultado: una estructura semanal en un formato claro, con viñetas o en forma de tabla, desglosada por días, con etiquetas para el tipo de actividad, sugerencias de herramientas y el objetivo de cada bloque. Debe incluir controles asincrónicos, prioridades diarias claras y espacio para actualizaciones del proyecto y bucles de retroalimentación.
Restricciones: El plan debe ajustarse a una semana laboral de 5 días, evitar reuniones sincrónicas y ser fácil de implementar en herramientas como Notion o Trello.

Errores comunes y limitaciones de ChatGPT en contextos de optimización y gestión

• Esperar una integración automática con herramientas de gestión de proyectos y bandejas de entrada de correo electrónico:
  ChatGPT no se integra directamente con herramientas como Asana, Notion, Slack, Jira o bandejas de correo electrónico como Gmail. Los usuarios deben emparejarse con sistemas de terceros como Zapier, Make o API corporativas internas personalizadas para este fin. En las versiones Pro, algunos complementos también permiten una integración limitada con estas plataformas.
   

• Expectativas de transcripción o resumen de videoconferencias
  Ni siquiera las versiones Pro de ChatGPT pueden «escuchar» reuniones en tiempo real ni ningún tipo de audio, a menos que se utilicen aplicaciones de terceros como Whisper, Grain, Fathom, Otter.ai o Fireflies, por lo que no puede transcribir ni resumir reuniones directamente. 
   

• Dependencia de la respuesta de la primera interacción:

  Muchos usuarios no logran iterar o refinar más, perdiéndose respuestas más originales o personalizadas, y obteniendo una comunicación excesivamente genérica o robótica.

• Entradas genéricas o imprecisas 

  Sin personalización, es decir, sin contexto, información sobre su negocio, sus objetivos, las características de sus equipos, el país en el que se encuentra su equipo o los resultados deseados, los procedimientos operativos estándar, los correos electrónicos o los planes pueden carecer del tono de la marca, la inteligencia emocional o la adecuación cultural. ChatGPT no «conoce» las herramientas de su equipo, los plazos actuales o la estructura interna a menos que usted los describa. 

• Falta de claridad en la definición del público:

  Cuando las indicaciones no especifican el público, el tono o las restricciones, ChatGPT puede producir resultados demasiado formales, demasiado vagos o fuera de lugar, especialmente en el caso de las comunicaciones internas o los documentos estratégicos.
   

• Ignorar la sensibilidad de RR. HH.:

  En el caso de contenidos relacionados con RR. HH. o políticas, ChatGPT no tiene en cuenta las implicaciones legales, las leyes laborales específicas de cada país o la redacción sensible, a menos que se le indique explícitamente. Utilizarlo para redactar políticas formales de la empresa sin supervisión puede suponer un riesgo legal.

• Ignorar las normas de cumplimiento

  Al trabajar con cifras internas de la empresa, datos financieros, información sobre el lanzamiento de productos o innovaciones en el mercado, los usuarios pueden estar pegando contenido privado en una herramienta pública sin tener en cuenta los riesgos de fuga de información.

Consejos para evitar estos errores

• Ya sea para crear un plan de proyecto, una plantilla de incorporación o formularios de comentarios, defina el público al que va dirigido, qué se pretende conseguir con el resultado y qué grado de formalidad, visualidad o dinamismo debe tener el formato.
• Chatee con ChatGPT para perfeccionar lo que obtendrá de él. Solicite un borrador y, a continuación, pida mejoras o proporcione más detalles e información.
• Proporcione muestras y ejemplos. Si tiene un informe, un procedimiento operativo estándar o un documento anterior, péguelo y diga: «Escribe algo con este estilo». ChatGPT aprende de los ejemplos e imita bien el tono y la estructura.
• Deje claras las expectativas de resultados al elaborar agendas, planes o documentación. Pide a ChatGPT que utilice viñetas, encabezados, diferentes colores o tablas para facilitar la lectura. Deja claro el número de párrafos o páginas que quieres en un documento, cuántos pasos debe tener una planificación, etc.
• Comprueba siempre la información y revisa los resultados para verificar su exactitud y relevancia. Pide explicaciones para mejorar tus conocimientos y comprobar la lógica que hay detrás de las ideas.
• Evita subir datos confidenciales (financieros, de recursos humanos, legales) a herramientas de IA públicas. Si es necesario, anonimizá el contenido o utilizá una solución empresarial segura.

¿Cuándo deben los no expertos llamar a los expertos?

• Un especialista en recursos humanos o un asesor jurídico debe revisar los documentos de incorporación, las condiciones de empleo, los contratos o los marcos de rendimiento para garantizar el cumplimiento y la equidad.
• El director del proyecto o el propietario del producto debe estar presente para llevar a cabo grandes proyectos de innovación, lanzamientos de productos y alineaciones entre todos los equipos involucrados.
• Cuando sea necesario comprender la dinámica humana (diplomacia, habilidades relacionales y comunicativas), los psicólogos, consultores relacionales o especialistas en recursos humanos pueden garantizar una mejor coordinación entre las partes que las herramientas de IA.
• Cuando se desee automatizar los flujos de trabajo o vincular ChatGPT a herramientas como Slack, Notion o Trello, se necesitará un experto en no código o un desarrollador de automatización.
• Para los ejecutivos de alto nivel, puede ser necesario contar con un asistente o secretario dedicado a gestionar la agenda, resumir la información clave y atender las demandas diarias, de modo que puedan centrarse en tomar decisiones y obtener resultados.

Para obtener más detalles sobre cómo utilizar ChatGPT para la gestión de datos y actividades creativas, visite las páginas específicas sobre estos temas, donde encontrará las características clave, los errores comunes y las limitaciones de la herramienta en cada área.

ChatGPT para la gestión de datos

ChatGPT para la creatividad

Cómo puede ayudar la plataforma de Positionless Marketing de Optimove

Mientras que ChatGPT permite a los profesionales del marketing generar contenido creativo, analizar datos y optimizar los flujos de trabajo con rapidez y autonomía, Optimove garantiza que estos esfuerzos se traduzcan en un impacto medible en los clientes. Con la IA y las capacidades de marketing agencial de Optimove, los activos creados en ChatGPT pueden activarse instantáneamente en campañas personalizadas y multicanal. La plataforma de Positionless Marketing de Optimove convierte la productividad impulsada por ChatGPT en una ejecución centrada en el cliente, coordinando las comunicaciones en función de los comportamientos en tiempo real y el análisis predictivo. Juntos, permiten a los profesionales del marketing trabajar sin posiciones: desde la ideación y la planificación con ChatGPT hasta la entrega inteligente y la optimización con Optimove.